Частые вопросы

Сроки хранения платежных документов

Мы часто оформляем кредиты, делаем вклады и получаем заработную плату на разные карты. После всех таких операций у нас остается масса банковских документов: договоры, поручения, чеки из банкоматов. Нужно ли хранить такие бумаги, расскажет Bankiros.ru.

Зачем хранить банковские документы?

Срок исковой давности по обычным делам в России составляет три года. Согласно банковской юридической практике, в это время могут происходить различные ситуации, в которых наличие банковских документов поможет избежать вам массы проблем.

Например, банки могут потерять документы о том, что вы погасили кредит и предъявить вам претензию о непогашенном долге. В такой ситуации вас могла бы выручить полученная из банка справка о погашении кредита и документы о погашении задолженности.

Кроме того, иногда банки не передают в бюро кредитных историй информацию о том, что ваша задолженность погашена. Поэтому ваша кредитная история может испортиться. Когда вам потребуется новая ссуда, доказывать свою добросовестность придется очень долго.

Сроки хранения платежных документовКредитная карта «120 дней»Сроки хранения платежных документов Bankiros.ru

Руководитель юридической коллегии Денис Хузиахметов в беседе с изданием «Аргументы и Факты» отметил, что ежегодно Банк России отзывает лицензии у десятка финансовых учреждений.

После того, как кредитное учреждение лишилось лицензии, ее делом занимается Агентство по страхованию вкладов. Кроме того, чтобы компенсировать вклады, оно также оспаривает сделки по открытию вкладов.

Поэтому юрист советует сохранять от финучреждения первичные документы об открытии банковских вкладом и внесении денежных средств на накопительный счет.

Важно получить и сохранить договор банковского вклада, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордеры. Если операция совершается онлайн, регулярно заверяйте в банке выписки с движениями по вашему счету.

Такие документы являются достаточными доказательствами.

Сроки хранения платежных документов Bankiros.ru

Если таких документов нет, доказать, что у вас в банке был вклад и средства на счете, будет сложно. Никакие свидетельские показания в таких вопросах не помогут, предупреждают юристы.

При отзыве лицензии у банка Агентство по страхованию вкладов может заподозрить вкладчика в недобросовестности, если он закрыл вклад досрочно как раз перед отзывом у банка лицензии. В этом случае клиента могут обязать вернуть средства в банк.

Сроки хранения платежных документовКредитная карта «MTS Cashback онлайн (с безопасной доставкой карты) »

Агентство по страховании вкладов может оспорить сделки с банком за последние три года до санации. Однако обычно такой срок составляет один месяц. Иметь банковские документы в таких случаях будет очень полезным.

По закону банк обязан хранить документы не менее пяти лет, кроме того, вы всегда можете обратиться в банк, чтобы восстановить их.

Однако все же стоит хранить документы о вкладах хотя бы три года, особенно, если у вас в банке хранятся крупные суммы. Справки о погашении кредита с печатью банка стоит хранить бессрочно.

Они смогут исправить вашу кредитную историю при возникновении непредвиденных ситуаций.

Сроки хранения платежных документов Bankiros.ru

Что делать со старыми кредитными картами?

Здесь многое определяет то, какая это карта – дебетовая или кредитная. С дебетовой ничего особенного делать не нужно, вы можете оставить ее на память или уничтожить. В последнем случае лучше разрезать ее на несколько частей, чтобы нашедшие ее не смогли узнать по ней ваши данные.

Россияне занимают все большие суммы до зарплатыСроки хранения платежных документовКредитная карта «Платинум (с безопасной доставкой карты)»

Если у вас есть кредитная карта, то просто ее разрезать не получится. Даже если вы полностью погасили долг по кредитке, счет по ней продолжает функционировать. Сначала важно закрыть его – для этого в банк подается специальное заявление. Банки также часто прописывают в кредитном договоре требование о том, что кредитный счет при истечении срока годности кредитки переходит на новую. Так, банки легко могут взимать с вас плату за обслуживание карты или информирование по ней. Некоторые банки могут списывать эти средства прямо с кредитного лимита, а значит клиенты рискуют легко испортить свою кредитную историю.

Напомним, ранее Bankiros.ru рассказывал о том, почему пенсионерам снизят размер льгот.

Обнаружили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter.

Сроки хранения платежных документов

Елена РудневаЖурналист / Bankiros.ru

Срок хранения банковских выписок и платежных поручений

На каждом предприятии есть бухгалтера, которые должны вести соответствующую отчетность, за каждую финансовую операцию. Все действия в компании должны быть документально подтверждены.

Работа с отчетами и бумагами требует не только внимательности, но и бережного отношения к данной документации. Законодательством РФ на определенный вид отчетности установлен соответствующий строк хранения.

Поэтому, категорически запрещается уничтожать бумаги из бухгалтерии до наступления периода завершения строка их действия.

Какой же строк хранения данного вида документации? Всю необходимую информацию на эту тематику вы сможете найти в данной статье.

Для чего предназначены банковские выписки и платежные поручения?

Сроки хранения платежных документов

Часто в бухгалтерии встречается такое понятие как платежные поручения. Для простого сотрудника эта терминология не несет никакой важности, но для бухгалтера данный вид бумаг – это очень ценная отчетность. Платежное поручение – это документы, на основании которых организации переводит средства клиента определенной личности. Такие выплаты проходят только через банк.

В данной платежке прописывается следующая информация:

  • реквизиты получателя;
  • банковские данные отправителя средств;
  • сумма, которая должна быть перечислена.

Платежные поручения – это своеобразное подтверждения того, что все поручения клиента, которые были связаны с переводом платежей, были выполнены.

Кроме ПП, также в бухгалтерской терминологии часто используется словосочетание банковская выписка. Этот документ – это отображение всех средств компании или предприятия, предпринимателя за определенный строк через открытый в банке расчетный счет (рс). Этот документ может быть предоставлен клиенту, так и разнообразными контролирующими органами.

Такие документы часто требует налоговая служба для проверки отчетности предприятия или же во время проверки.

Сколько хранятся банковские выписки в организации?

Сроки хранения платежных документов

Есть несколько мнений специалистов о том, сколько должна храниться банковская выписка в архиве бухгалтерии предприятия. Это такие разногласия:

  • по мнению одних специалистов, банковская выписка должна быть сохранена на протяжении 5 лет;
  • по мнению других экспертов, данный вид документации должен сохраняться на протяжении не менее 4 лет;
  • есть также и такие специалисты, которые утверждают, что данная документация не обязательно должна сохраняться. По их мнению, такую отчетность можно без проблем получить по запросу в банке.

Из этого можно сделать вывод о том, что не существует никакого закона об информации о строке хранения данного вида отчетности. Все юристы и нотариусы, правовые документы выясняют каждый по-своему.

Сколько хранятся платежные поручения в организации?

Сроки хранения платежных документов

Если насчет хранения на предприятии банковских выписок присутствуют разнообразные разногласия, то о том, на протяжении какого периода должны сохраняться платежные поручения существует только одно мнение. Оно и законно обоснованно. Вся такая документация должна быть сохранена на протяжении не менее пяти лет. Об этом говориться в указе Министерства Культуры РФ.

Именно в платежном поручении отображена собственная инициатива клиента, который решил, каким способом ему можно распорядиться своими денежными средствами. Если банковские выписки – это подтверждения списания средств, то платежное поручение – это основания для проведения данных операций.

В письме Министерства финансов РФ речь идет о том, что первичными учетными документами являются именно как платежные поручения, так и банковские выписки. Данное указание не является правовым документом, но может быть основанием для изложения позиции во время проверок контролирующими органами. Так, при визите инспекторов, бухгалтерия предприятия может ссылаться на данное указание.

Читайте также:  Исправление технической ошибки в доверенности

Что же касаться строка хранения подобной документации для банковских учреждений, то здесь нет конкретно указанных сроков хранения. Несмотря на то, что в 2017 году Федеральное архивное агентство совместно с Центробанком совместно разработали статью данного приказа о строках хранения платежных поручений для кредитных организаций. Но, это постановление было отклонено Министерством юстиции РФ.

Как же показывает практика, всю необходимую документацию, банковские учреждения хранят на протяжении более пяти лет. Очень часто сотрудники банков используют для этого электронный вариант данных документов.

Ссылаются они при этом на общее правило для предприятий. Поэтому, бухгалтер во время потери платежных поручений или банковских выписок может обращаться в банк.

Сотрудниками может быть предоставлена копия данных документов, которые хранятся в архиве или на электронных носителях.

Сроки хранения документов в организации в 2021 году

Сроки хранения платежных документов

Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.

Сроки хранения платежных документов

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации
Вид документов
Прежние сроки
Новые сроки
Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) 50/75 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет
Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документации
Вид документов
Срок хранения
Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет Графики отпусков 3 года
Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет
Читайте также:  Статья 33. виды соучастников преступления

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта.

При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.

Сроки хранения документов в организации — Контур.Бухгалтерия

Организации и предприниматели должны хранить документы, которые касаются налогов, бухгалтерии и кадров. Некоторые бумаги нужно беречь до 50 и 75 лет, даже если бизнес давно закрылся. В статье расскажем о сроках хранения, штрафах за нарушения и способах упростить эту задачу.

Сроки хранения платежных документов

В бизнесе часть документов нужны самой компании: они помогают ориентироваться в договоренностях и операциях, защищают интересы организации в суде, если контрагент уклоняется от обязательств. А еще помогают подтвердить обоснованность денежных переводов, если этим интересуется банк или ФНС. Кадровые документы тоже помогают содержать в порядке отношения с сотрудниками.

Но у государства есть свои «виды» на документы компании. Например, ПФР хочет иметь возможность подтвердить стаж гражданина или восстановить его трудовую книжку.

Налоговой важно получить подтверждение о законности операций и налоговых вычетов даже с большим сроком давности.

Поэтому компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы, чтобы представить их контролирующим органам по запросу.

Как долго нужно хранить документы

Документы бывают временного и постоянного хранения, срок зависит от важности документа (приказ Росархива от 20.12.2019 №236). Это может быть 1 год, 3, 5, 6, 10 лет, 15, 45, 50 и даже 75 лет. Документы постоянного хранения лежат в компании первые десять лет, а потом их отправляют в госархив.

Отсчитывать срок хранения нужно с года, который следует за годом прекращения делопроизводства по документу, а не с даты создания документа.

Скажем, вы подписали договор с поставщиком в 2018 году, а завершили работу по этому договору в 2019, тогда срок хранения отсчитывают с начала 2020 года.

Или у компании есть первичка, которая подтверждает убытки в 2013 году, и бухгалтерия закончила переносить убытки в 2018, значит срок хранения этой первички начинается с 2019 года.

Храните 1 год:

  • свидетельство о регистрации в налоговой ИП или компании или снятии с учета;
  • правила трудового распорядка на предприятии.

Храните 3 года:

Храните 5 лет:

  • всю первичку; 
  • кассовые документы;
  • налоговые декларации;
  • книги учета доходов, доходов и расходов;
  • авансовые отчеты;
  • кадровые табели и журналы учета отработанного времени.

Храните 45 лет:

  • бумаги о травмах и несчастных случаях на предприятии.

Храните 50 лет:

  • расчеты по страховым взносам;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки и личные дела сотрудников;
  • при опасном производстве — кадровые табели и журналы учета отработанного времени;
  • забытые оригиналы документов работников.

Храните постоянно:

  • устав компании, протоколы собраний;
  • бухотчетность;
  • ликвидационные бумаги;
  • штатное расписание.

Как именно хранить документы

Есть два вида хранения — текущее и архивное. 

Правила текущего хранения применяют к документам, которые еще находятся в работе или срок их хранения менее 10 лет. Их просто держат в компании: на полках, в сейфах, папках — никто не упрекнет вас, что документы разложены не в хронологическом порядке, главное, чтобы они были целы.

Правила архивного хранения применяют к документом с большим сроком годности. Через 10 лет после начала хранения вы берете бумаги с полки и готовите к передаче в архив.

  Для этого складываете в хронологическом порядке, нумеруете страницы, прошиваете. Создаете опись: перечисляете документы в подшивке, каждый под своим номером, названием и числом страниц.

Последний штрих — заверяющий лист, в котором прописывают число листов в подшивке, физическое состояние. После этого передаете в архив.

Архив можно организовать на территории компании или оплатить хранение специальной организации. Держать документы на балконе или в сыром подвале нельзя — к архиву есть требования.

Например, система пожаротушения, температура 17-19 градусов, относительная влажность не выше 50% и сигнализация.

Доступ к документам должен быть только у ограниченного круга лиц, чтобы не разглашалась коммерческая тайна или персональные данные.

Как хранить электронные документы

Если организация работает с электронными документами, именно в этом виде их и нужно хранить. Всю первичку, договоры, декларации и отчеты, подписанные электронной подписью держат в электронном архиве. Обычно он располагается на серверах компании, которая предоставила сервис для обмена документами или для ведения учета и создания отчетов.

Есть требования к хранению электронных документов:

  • нужна хотя бы одна резервная копия (системы электронного документооборота и сдачи отчетности через интернет обычно создают одну-две резервные копии, а при самостоятельном хранении нужно дублировать данные на флешку или в облако);
  • у компании должна быть программа для чтения и копирования документов;
  • документы должны быть защищены от несанкционированного просмотра (системы ЭДО и отчетности шифруют данные и дают доступ к ним по паролю с двухфакторной аутентификацией, а при самостоятельном хранении нужно устанавливать надежный пароль на архив);
  • раз в пять лет нужно проверять состояние документов, при изменениях в ПО переводить их в новый читаемый формат.

Важно: нельзя перевести бумажные оригиналы в цифровой вид и уничтожить бумажные копии до окончания срока хранения. Но можно создать электронные копии, чтобы проще искать, читать и пересылать их.

Могут ли оштрафовать за неправильное хранение

За нарушение порядка хранения есть штрафы: 

  • при отсутствии бухгалтерских бумаг — штраф 3-5 тыс. рублей для ИП и должностных лиц, 5-10 тыс. рублей для компаний (ст. 15.11 КоАП);
  • при непредставлении налоговых документов по требованию ФНС для налогового контроля — 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
  • при непредставлении документов в рамках проверки контрагентов — 10 тыс. рублей для ИП и организаций (п. 2 ст. 126 НК РФ);
  • при непредставлении или опоздании с представлением данных о контрагенте в рамках его проверки — 5 тыс. рублей для ИП и организаций и 20 тыс. рублей за повторное нарушение в году (п.1 ст. 129.1 НК РФ);
  • при нарушении порядка хранения документов по сотрудникам — 1-5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).

Избежать штрафа поможет только документальное подтверждение того, что документы украли (справка из полиции по вашему заявлению), они сгорели (справка о пожаре из МЧС), их затопило (справка из управляющей компании). Кроме штрафа бывают другие неприятности: налоговая может решить, что документы уничтожены, чтобы скрыть нелегальные схемы — и вам назначат проверку.

Поэтому если с документами что-то случилось до завершения срока хранения, их лучше поскорее восстановить: запросить дубликаты первички у контрагентов, а отчетности — у налоговой, ПФР. 

Как уничтожить документы после истечения срока хранения

После истечения срока хранения нельзя просто взять и выбросить бумаги в мусорное ведро. В документах есть персональные данные, и если они попадут в руки третьих лиц, вас могут ждать штрафы. Так что для уничтожения документов есть свои правила.

  1. Создайте экспертную комиссию приказом директора — например, из бухгалтера, секретаря, юриста. Комиссия проверит хранящиеся документы и отберет те, у которых истек срок хранения.
  2. Затем комиссия составит протокол о решении уничтожить ряд документов. 
  3. После этого составляется акт с перечислением документов на уничтожение. Указывается и способ — обычно это измельчение или сжигание.
  4. Уничтожить бумаги можно своими силами или с помощью компании, которая утилизирует документы.
Читайте также:  Когда положен первый отпуск на новой работе по трудовому кодексу в 2022 году

Если не составить протокол и акт об уничтожении документов, это тоже может повлечь санкции проверяющих органов.

Для упрощения работы с документами подключите современный бухгалтерский веб-сервис. В Контур.Бухгалтерии доступен электронный документооборот и электронная отчетность, а электронную подпись вы получите бесплатно.

И даже если не сможете полностью отказаться от бумаг в документообороте с контрагентами, часть документов всегда будет в цифровом виде, а это облегчает хранение. Все новички могут тестировать сервис бесплатно 14 дней.

Срок хранения платежных документов

Сроки хранения платежных документов

В хозяйственной деятельности каждой организации каждый день появляются новые документы. Приходится работать с договорами, письмами, приказами, распоряжениями, платежными бумагами. В представленном материале объясним вам, что входить в платежную документацию компании, зачем следует ее хранить и сколько.

Платежная документация – это первичные документы, свидетельствующие об оплате организацией товаров, услуг контрагентов. Данная категория содержит:

  • Кассовый чек. Он предоставляется кассой, которая должна использоваться в обязательном порядке всеми компаниями, способными принимать платежи наличными и с помощью карточек. Каждый чек направляется в налоговую инспекцию благодаря ОФД.
  • Товарный чек. Еще его называют товарной накладной. Представленная бумага подтверждает как оплату конкретной суммы, так и приобретение товара или их некоторого количества.
  • Платежное поручение. Эта бумага служит подтверждением перечисления денег по конкретным реквизитам с помощью интернет-банка. Данное поручение создается при оплате услуг контрагента, налогов.
  • Платежное требование. Его создают в том случае, если одна компания имеет определенные материальные претензии ко второй, к примеру, поставщик предъявляет требования заплатить за определенную продукцию.
  • Бланк строгой отчетности. Он служит заменой кассового чека. Такой бланк незаменим тогда, когда нет кассового аппарата.

Это весь перечень платежных документов, который есть в компаниях. Именно к их хранению предъявляются свои требования, установленные законодательством.

Зачем хранят платежную документацию

Все документы компании, включая платежные бумаги, включают сведения о самой организации, ее доходах, пройденных суммах. Также там находится информация о работе с контрагентами и оплате их услуг.

Благодаря первичным платежным документам осуществляется ведение бухучета и составление бухгалтерской отчетности. Поэтому бумаги необходимы для подтверждения корректности указанных данных во время проверки контролирующими организациями. Именно поэтому они должны правильно храниться с учетом установленных сроков.

Регламентация сроков хранения

Все первичные бухгалтерские бумаги требуется хранить на протяжении времени, установленного законодательством. Поэтому данного правила следует придерживаться всем. Это регулируется законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, который утвержден 06.12.2011. Даже действует перечень типовых управленческих документов с обозначением продолжительности их хранения.

В ФЗ указано время хранения бухгалтерской документации, но разделения бумаг на определенные виды и конкретных сроков не указано. А в перечне утверждены различные временные периоды хранения с учетом назначения.

Как свидетельствует ФЗ, установить точный срок можно с помощью перечня, поэтому все полагаются на него. С 2019 года действуют обновленные правила. Документация была упрощена, из 1 000 позиций стало до 700. Именно появились некоторые изменения.

Время хранения

Обычный период хранения платежной документации составляет 5 лет. Они считаются первичными документами, поэтому отсчет осуществляется после правильного оформления отчетного года.

Следует учитывать, что при появлении спорных моментов относительно платежных бумаг их хранят до 5 лет, а также и дальше. Это необходимо до того, как будет принято решение по дело.

Хранение электронной документации

В представленной ситуации действуют такие же сроки. Как отмечает закон, документы добавляют в архив, не учитывая способ создания – бумажный или цифровой.

Не имеет значение и метод создания. Можно не делать распечатку электронной документации с юридическим значением.

Последствия при несоблюдении сроков

При невыполнении сроков ожидают претензии от контролирующих организаций. Также они обязательно накладывают административное взыскание.

И не будет возможности подтверждения своей правоты при спорной ситуации с контрагентом.

К тому же, учитывая «Положение о бухгалтерских документах», при их утере руководство должно организовать комиссию, а также провести расследование по причинам инцидента.

Обратите внимание! Если документы были потеряны в случае непредвиденной ситуации (наводнения, пожара, кражи), требуется фиксация данного факта и получение заключения соответствующих организаций. Это служит подтверждением, что руководство непричастно к данной проблеме.

При наличии у вас вопросов мы предлагаем проконсультироваться анонимно. Закажите звонок и поговорите с оператором. Благодаря внимательным отношениям специалиста ЭОС и клиента получится удачно разрешить материальные проблемы.

Срок годности документов

Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы: налоговые, бухгалтерские и кадровые.

????

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления.

Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 5 лет.

Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 5 лет.

Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах.

Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.

2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Санкции за неправильное хранение документов

За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. 13.20 КоАП:

  • юрлиц на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
  • должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.

Что делать, если документы живут дольше фирмы

При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

Статья актуальна на  25.05.2022

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector