Документы предоставляемые при приеме на работу

В целом оформление приема на работу проводится в два этапа:

1. Человек пишет заявление о приеме на работу, прилагая необходимую документацию.
2. Работодатель (его уполномоченный представитель, чаще — кадровик) оформляет прием на работу, составляя необходимые документы.

Какие документы можно потребовать

Закон устанавливает перечень документов, которые работодатель вправе требовать у соискателя (ст. 65 ТК):

• Документ, удостоверяющий личность (как правило, это паспорт).
• Трудовую книжку — бумажную или форму СТД-Р (полученную от прежнего работодателя) или форму СТД-ПФР (получить её можно в ПФР или через Госуслуги). Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, то бумажную имеет смысл попросить для ознакомления, например, чтобы убедится в достаточном стаже по профессии.
• Документы воинского учета (для военнообязанных).
• Диплом (иной документ об образовании).
• СНИЛС — если он имеется. Если нет (с 2019 ПФР их не оформляет, и сотрудник, начавший трудовую деятельность в 2019 году и позже, уже не имеет СНИЛСа в привычной форме), то требуется документ по форме АДИ-РЕГ (утв. постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п).

Если это необходимо в силу нормативных требований, запрашивается справка об отсутствии судимости (например, для трудоустройства в образовательные учреждения).

Подчеркнем: это рамочный, открытый перечень. В зависимости от обстоятельств или категории трудящихся могут потребоваться и иные документы, в частности:

• патент, разрешение на работу, полис ДМС, вид на жительство (для иностранцев);
• водительское удостоверение (для шоферов, курьеров);
• справка об отсутствии наказаний за употребление наркотиков и психотропных веществ (для работы в сфере транспорта);
• личная медицинская книжка (для общепита, торговли).

Нужно ли требовать свидетельство о постановке на учет в качестве налогоплательщика?

ТК ничего не говорит об этом, но, конечно, будет нелишним запросить свидетельство об ИНН. На самом деле работодателю достаточно просто самого номера, но велика вероятность ошибок. Например, при передаче СЗВ-М в ПФР нужно указывать ИНН, если номер не верный, отчет могут не принять или потребуют уточнить.

Поэтому стоит убедится, что указан точный номер, глядя в само свидетельство о присвоении ИНН.

Заметим, что налоговики не имеют права отказать налоговому агенту в приеме представляемой отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия (письмо МНС от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@).

Нужно ли заявление о приеме?

Для оформления в коммерческую организацию заявление о приеме на работу не является обязательным, но этот документ подтверждает должность, которую будет занимать работник, и дату, начиная с которой он приступает к труду. Этот документ упрощает оформление кадровых документов.

Другие документы

Свидетельства о рождении детей необходимы, если гражданин желает получать такие меры, как вычеты по НДФЛ, гарантии и компенсации для родителей.

Также работодатель вправе потребовать представить сведения о себе, необходимые работодателю и территориальному органу ФСС для выплаты страхового обеспечения (ч. 13 статьи 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Если вы принимаете на работу бухгалтера, заместителя руководителя, директора по торгам, иного уполномоченного, разъездных, удаленных сотрудников, то не забудьте оформить сертификат КЭП!

Электронная подпись от Такском — залог эффективной работы в соответствии с законом. Выпускаем как классические на токене, так и мобильные подписи.

Оформление приема на работу

Нового сотрудника следует ознакомить под роспись с локальными нормативными актами:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением об оплате труда, премировании;
• правилами хранения и обработки персональных данных и проч. (ч. 3 ст. 68 ТК).

Обязательным является ознакомление с трудовым договором, его подписание (ст. 61 ТК), а также вручение одного экземпляра работнику.

В течение трех дней со дня фактического допуска к работе издается приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК), который подписывается обеими сторонами. Вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку, в том числе если об этом просит совместитель. На основании представленных сведений на работника заполняется личная карточка Т-2, если предприятие их ведет.

КЭДО от Такском в три раза снизит нагрузку на кадровую службу, в пять раз ускорит обработку документов, на 80% сократит расходы на документооборот, на 100% исключит потерю документов. Подключайтесь!

О тех, кто поступает на работу впервые

Еще в 2020 году многие отказались от бумажных трудовых книжек. С 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые (п. 8 статьи 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Для такого сотрудника процесс оформления на работу выглядит так:

• заключаем трудовой договор;
• издаем приказ о приеме на работу;
• знакомим с приказом работника под подпись;
• не позднее следующего рабочего дня представляем в ПФР форму СЗВ-ТД, код «ПРИЁМ»;
• при необходимости оформляем на работника личную карточку.

Подчеркнем, что те, кто устраиваются на работу с 1 января 2021, не вправе выбирать между бумажной или электронной трудовой книжкой.

⚡ Путин упразднил Ростуризм Напрямую запрещать не стали, решили упразднить ⚡ Путин упразднил Ростуризм ⚡ Путин упразднил Ростуризм Закончился туризм, к сожалению… ⚡ Путин упразднил Ростуризм Что бухгалтеру важно знать об алкоголе, даже если …

Документы при приёме на работу

При приёме на работу соискателю необходимо собрать пакет документов, необходимых для заключения трудового договора. Расскажем, какие документы входят в этот перечень и какие нюансы нужно учитывать при трудоустройстве по совместительству, а также в случае приёма на работу иностранцев и несовершеннолетних граждан.

Обязательные документы по ТК РФ

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
• СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
• документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
• документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
• справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
• справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.

Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу

Помимо документов из перечня, установленного трудовым законодательством, работодатель при устройстве на работу может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
• справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
• Свидетельства о браке и рождении детей. Используются для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
• справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.

Также работодатель может запросить фотографии для оформления пропуска или для личной карточки работника.

В зависимости от должности список может также включать документы, которые предусмотрены отраслевыми соглашениями и законодательными актами.

Сегодня для подписания трудового договора новым сотрудникам уже не нужно посещать офис с личным визитом. Изменения в трудовом законодательстве позволяют это сделать удалённо.

Для этого работодателю необходимо перевести кадровое делопроизводство в электронный формат и организовать электронный документооборот. Чтобы внедрить кадровый электронный документооборот в вашей организации, подключите сервис Астрал iКЭДО.

С его помощью вы обеспечите работников необходимыми инструментами для подписания электронных документов и их хранения.

Особенности трудоустройства в некоторых случаях

Трудоустройство по совместительству

Совместительство разделяют на два вида: внутреннее, когда работник выполняет дополнительные функции внутри одной организации, и внешнее, когда сотрудник работает в разных компаниях.

Чтобы трудоустроиться по внешнему совместительству, потребуются (статья 283 ТК РФ):

1. Паспорт.
2. Документы, подтверждающие образование или квалификацию (при необходимости).

Дополнительно могут потребоваться:

• выписка из трудовой книжки;
• справка с основного места работы, которая подтверждает отсутствие опасности для жизни и здоровья соискателя (если работа совместителя связана с воздействием вредных и опасных факторов
• справка, регламентирующая взаимодействие с транспортом или промышленным оборудованием в рамках должностных обязанностей.

Запись о совместительстве в трудовой книжке делается по личной инициативе работника. Для этого ему необходимо подать заявление на имя руководителя.

Трудоустройство иностранных граждан

Чтобы официально устроиться на работу в России, иностранному гражданину нужно разрешение от Государственной Миграционной службой.

Приём иностранца на работу происходит в следующем порядке

• работодатель проверяет, в каком статусе кандидат находится на территории РФ (временное пребывание, временное проживание, постоянное проживание) и изучает его миграционные документы;
• соискатель ознакомляется с внутренними регламентирующими положениями, правилами трудового распорядка;
• оформляется трудовой договор;
• работодатель подготавливает и издаёт приказ о приёме сотрудника на работу;
• оформляется личная карточка работника, сотрудник даёт разрешение на обработку персональных данных.

Трудоустройство несовершеннолетних

В список обязательной документации при устройстве несовершеннолетних на работу входят:

• паспорт;
• ИНН;
• медицинская справка по форме 086у (оригинал и копия);
• трудовая книжка (если имеется);
• справка, свидетельствующая об отсутствии или наличии судимости, а также административных правонарушений;
• письменное согласие родителей на трудоустройство несовершеннолетнего;
• письменное согласие родителей на обработку персональных данных;
• направление из Центра занятости населения.

Статья 65. ТК РФ Документы, предъявляемые при заключении трудового договора | ГАРАНТ

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется).

В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

Какие документы нужны при приеме на работу (2022)?

Какие документы нужны при приеме на работу, подробно рассказывается в Трудовом кодексе. В ст. 65 проводится анализ списка документов, представляемых работником в обязательном порядке в соответствии с законным требованием нанимателя, а также описываются нюансы документооборота при трудоустройстве.

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы.

Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю.

Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

• паспорт или иное удостоверение личности;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, если работник перешел на ЭТК;
• СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

• документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
• диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
• справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных х.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

• свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
• иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
• военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
• справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ). С 2021 года впервые поступившим на работу сотрудникам трудовая книжка оформляется только в электронном виде.

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.

Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.

Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.

При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ).

Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку.

Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).

При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).

Нюансы оформления трудовых отношений с иностранцем см. в статье «Что нужно знать о ДМС при приеме на работу временно пребывающих в России граждан ЕАЭС».

Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы оформления на работу различных специалистов. Переходите в Путеводитель по кадровым вопросам и узнайте, кто должен проходить мед.осмотр, какие документы требовать от работников, здесь же вы найдете образцы заполнения кадровых документов и мн.др. А если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.

Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

• справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
• справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий;
• документы, подтверждающие состав семьи;
• другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Список документов, издаваемых при приеме на работу

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (с приказом ознакомьте работника под подпись в течение 3 дней) — этот документ оформляют по желанию, он не является обязательным;
• личная карточка работника.

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Подробнее см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Итоги

Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню.

Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ.

Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу

Что делать, если соискателя не устраивает один из пунктов трудового договора? Надо ли у будущего работника запрашивать справку об отсутствии судимости? Подобные вопросы регулярно возникают у кадровиков, ведь процесс приема на работу нового сотрудника не так прост. Чтобы напомнить основные требования к оформлению документов, мы подготовили для вас пошаговую инструкцию.

Эмма Форштретер Преподаватель учебного центра «Потенциал», налоговый консультант, юрист

До того как вы подпишете с потенциальным сотрудником трудовой договор, заведете личную карточку и заполните его трудовую книжку, вы должны принять у него документы. Их перечень законодательно ограничен, включить в него что-то дополнительно работодатель не может. В список требуемых документов входят:

1. Документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это, конечно же, паспорт гражданина РФ. Однако будущий работник может предъявить вам воинское удостоверение, временное удостоверение личности или даже заграничный паспорт. Отказать такому соискателю в приеме на работу вы не вправе.
2. Трудовая книжка. Если человек устраивается на работу впервые, работодатель обязан обеспечить будущего работника бланком трудовой. Если трудовая книжка уже есть, внимательно проверьте ее на наличие ошибок и несовпадения личных данных. После того как вы внесете туда запись о приеме на работу, исправлять ошибки будет гораздо сложнее. Об этом мы подробно писали в статье «Ошибиться может каждый».
3. СНИЛС. Сегодня страховое свидетельство есть уже практически у всех, его получают даже для маленьких детей. Если у вашего работника все же нет такого документа, оформить его ― ваша обязанность.
4. Документ воинского учета (для военнообязанных).
5. Документ об образовании. Если работа требует специальных знаний и умений, соискатель должен представить документ, который подтверждает достаточный уровень подготовки, например диплом вуза, удостоверение о повышении квалификации или свидетельство об обучении.
6. Справка об отсутствии судимости. Согласно ст. 65 ТК РФ соискатель обязан представить данный документ, если устраивается на работу в сфере образования и воспитания несовершеннолетних, организации их досуга, медицинского обслуживания и социальной защиты, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства. Данное требование появилось относительно недавно, оно прописано в ФЗ № 387 от 23.12.2010.
7. Вид на жительство, разрешение на работу, патент и пр. ― дополнительные документы, которые представляют иностранцы или лица без гражданства при устройстве на работу на территории России. Требования к оформлению таких работников выделены в отдельную статью ТК РФ в конце 2014 года.

Знакомство продолжается

Вы проверили документы будущего коллеги, самое время раскрыть свои карты, т. е. представить все нормативные локальные акты, которые будут касаться его деятельности. Это позволит ему максимально полно оценить будущие условия работы, режимные моменты, систему оплаты труда.

В перечень нормативных локальных актов могут войти положение о премировании, положение о командировках, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка ― их количество определяет сам работодатель, исходя из своих потребностей. Закон здесь носит лишь рекомендательный характер. Единственное требование ― эти документы не должны ухудшать условия труда работника по сравнению с действующим трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Важно, чтобы будущий работник обязательно документально подтвердил тот факт, что он с локальными актами ознакомился. Это может быть расписка или подпись в специальном журнале, за каждый акт отдельно или за все сразу ― на выбор работодателя. Главное, чтобы это было сделано до заключения трудового договора (ст. 8 ТК РФ).

Подписываем и заполняем

Следующий шаг ― познакомить работника с содержанием трудового договора. Помните, что трудовой договор ― это «соглашение», а значит, все его условия должны удовлетворять не только работодателя, но и работника. Нежелание идти навстречу будущему сотруднику может обернуться для компании потерей нужного специалиста.

Содержание документа регламентирует ст. 57 ТК РФ, она содержит минимальный перечень сведений о нанимающей стороне и о нанимаемом работнике, а также обязательные и дополнительные условия.

Подробно о тонкостях составления трудового договора мы будем говорить в одном из следующих материалов. Здесь лишь напомним, что документ должен быть составлен в двух экземплярах. Непременно возьмите с работника расписку о получении его экземпляра на руки.

И помните: от того, как составлен трудовой договор, во многом зависят ваши последующие отношения с работником.

Сразу после того, как трудовой договор подписан, оформите приказ о приеме на работу.

Унифицированные образцы документов отменили в 2013 году, поэтому вы можете составить свою форму, главное, чтобы ее содержание соответствовало трудовому договору.

В течение трех дней с момента выхода нового сотрудника на работу вы обязаны ознакомить его с приказом. Он со своей стороны должен оставить подпись, подтвердив, что все данные ему понятны и вопросов не вызывают.

Ведите кадровый учет в Контур-Персонале. Программа позволяет оформлять любые виды приказов, составлять трудовые договоры и личные карточки, рассчитывать занятые ставки и вакансии.

Узнать больше

Один из последних этапов ― запись в трудовую книжку. Она вносится в течение первых пяти дней фактической работы нового сотрудника. Если человек не приступил к своим обязанностям, не появился на своем месте, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор. Запись в трудовую ни о приеме, ни об увольнении делать в таком случае не нужно.

С этого момента вам остается только заполнить личную карточку работника. Придерживаться унифицированной формы тоже не обязательно, но работодатели редко придумывают оригинальные бланки. В личную карточку вносятся основные данные работника на основе представленных им документов: фамилия-имя-отчество, дата и место рождения, образование и полученная специальность и пр. 

Сделать кадровый учет простым и эффективным Узнать больше → Эмма Форштретер Преподаватель учебного центра «Потенциал», налоговый консультант, юрист Сделать кадровый учет простым и эффективным Узнать больше →

Документы для найма сотрудников

1. Паспорт.
2. Бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки).
3. СНИЛС или уведомление о регистрации в системе персучета (АДИ-РЕГ) — если есть.

4. Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
5. Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.

6. Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.

7. Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает.

С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

• О том, что вы взяли у работника бумажную трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек. 
• Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них
• Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в ней

????

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Начать обучение

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и уведомления о регистрации в системе персучета (раньше это называли страховым пенсионным свидетельством). Ваша задача их оформить.

Оформите уведомление АДИ-РЕГ 

Если сотрудник устраивается впервые, оформите ему уведомление АДИ-РЕГ, чтобы подтвердить регистрацию в системе персучета. Это уведомление заменяет зелёную карточку СНИЛС, которую в ПФР не выдают с 1 апреля 2019 года.

Чтобы оформить АДИ-РЕГ:

1. Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
2. Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться. Скачать АДВ-1 Образец заполнения АДВ-1
3. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1. Скачать АДВ-6-1
4. Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
5. ПФР сформирует уведомление о регистрации в системе персучета.

Сотрудник сможет получить уведомление несколькими способами:

• лично в ПФР;
• в МФЦ;
• через портал госуслуг;
• в Личном кабинете на сайте ПФР.

Трудовая книжка

С 1 января 2021 года для сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, оформляют только электронные трудовые книжки. Для этого достаточно отправить в ПФР отчёт СЗВ-ТД — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. 

Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно

Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:

1. Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
2. Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
3. Сотрудники до 18 лет.
4. Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.

Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.

Статья: кто и когда должен проходить медосмотр

Разработать локальные акты, если хотите

Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.

Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.

Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.

Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.

Подписать трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.

Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.

Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.

Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.

Оформить приказ о приёме на работу

Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.

Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.

Провести инструктаж по охране труда

Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.

Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.

От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.

Образец приказа об утверждении должностей, освобождённых от первичного инструктажа

Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.

Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.

Чтобы провести вводный инструктаж:

Статья: организация охраны труда на небольшом предприятии

Заполнить личную карточку сотрудника

Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.

Скачайте и заполните шаблон личной карточки. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.

Составить штатное расписание

Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:

1. Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
2. Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
3. Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность. 
4. Размер оклада и надбавки, если она есть.

Скачать шаблон штатного расписания

Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников

Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.

Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.

Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.

Сообщить о найме бывшего госслужащего

Если взяли на работу бывшего госслужащего, сообщите на место его службы в течение 10 дней. Подробнее о том, зачем и как это делать, читайте в статье «Бывшие госслужащие: что учесть при найме».

Что ещё?

Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:

А что если это не делать?

Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.

Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2021 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.

Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.

Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:

— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП.

— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП.

— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.

— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП.

Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.

Памятка

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

1. Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
2. Приказ о приёме на работу.
3. Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
4. Медицинская книжка работника, если она нужна.
5. График отпусков.
6. Табель учёта рабочего времени.
7. Личная карточка работника.
8. Штатное расписание.
9. Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
10. Документы воинского учёта.
11. Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.

Статья актуальна на  25.05.2022